Cách viết báo cáo tiến độ nghiên cứu

Dịch từ tài liệu “Writing a progress/status report” của giáo sư  Michael Ernst, ngành khoa học máy tính, đại học Washington, Mỹ.

Viết báo cáo hàng tuần về tiến độ nghiên cứu có thể giúp nghiên cứu của bạn thành công hơn, bạn ít chán nản hơn, và giúp người khác biết về nghiên cứu của bạn đang làm và nhiều những lợi ích khác nữa.

Một bố cục tốt là viết báo cáo tiến độ thành ba phần:

  1. Trích dẫn lại kế hoạch tuần trước. Điều này giúp bạn xác định rõ liệu mình đã hoàn thành các mục tiêu không.
  2. Trình bày rõ tiến độ của tuần vừa rồi. Trong đó, nội dung có thể bao gồm các thông tin như: những gì bạn đã hoàn thành, những gì bạn đã học được, những khó khăn bạn đã vượt qua, những gì còn vướng mắc chưa giải quyết được, những ý tưởng mới cho các hướng nghiên cứu hay dự án nghiên cứu, vv.
  3. Đưa ra kế hoạch tuần kế tiếp. Một định dạng tốt là một danh sách gồm các gạch đầu dòng, vì  như vậy bạn có thể thấy được những gì mình đã hoàn thành và chưa hoàn thành. Cố gắng thiết lập mục tiêu có thể đo đếm được: không nên có những nhập nhằng về việc đánh giá liệu bạn đã hoàn thành nó hay chưa. Kế hoạch cũng có thể gồm cả những mục tiêu dài hạn.

Báo cáo không cần phải nặng nề, quá tốn công để viết. Nó có thể là một vài đoạn văn hoặc một trang, vì thế bạn không nên bỏ ra thời gian dài để viết. Giảm thiểu những chi tiết không thích đáng với người đọc, ví dụ như công việc trên trường hay những thứ đại loại như thế để sao cho báo cáo của bạn tập trung vào điểm quan trọng; làm như thế, bạn sẽ tốn ít thời gian hơn để viết, mà tăng cơ hội người khác đọc nó.

Việc viết báo cáo tiến độ có nhiều lợi ích.

Viết báo cáo sẽ giúp bạn làm việc hiệu quả hơn vì nó khiến bạn suy nghĩ về công việc đủ cụ thể, tỉ mỉ để có thể viết thành báo cáo. Bất kỳ thời gian nào bạn dành để sắp xếp những suy nghĩ của mình cũng giúp bạn hiểu sâu sắc hơn và tăng hiệu quả công việc. Khi hoàn thành một dự án, bạn rất dễ quên một vài đóng góp của mình. Bạn có thể nhìn lại toàn bộ những báo cáo tiến độ để nhớ lại đâu là vấn đề khó, và để nghĩ về cách làm thế nào làm việc hiệu quả hơn trong tương lai. Bạn cũng có thể dùng lại một số nội dung trong các báo cáo khi bạn cần viết tổng kết về các kết quả nghiên cứu.

Viết báo cáo sẽ giúp cho các buổi họp trở nên hiệu quả hơn. Khi bạn có một buổi họp thảo luận hàng tuần, bạn nên gửi báo cáo trước 24 giờ để giúp cho mọi người chuẩn bị. (Gửi trước 2 giờ là không thể chấp nhận được: nó không đủ để mọi người (bao gồm bạn và người khác) suy nghĩ cẩn thận về các ý tưởng.) Đừng trì hoãn báo cáo của bạn chỉ bởi vì bạn muốn đợi cho đến khi bạn có các kết quả tốt hơn để báo cáo. Thay vào đó, gửi báo cáo đúng như lịch dự kiến, và nếu bạn có thêm kết quả trong 24 giờ tới, bạn có thể thảo luận về chúng tại buổi họp.

Viết báo cáo sẽ đưa đến cho bạn những phản hồi từ một góc nhìn mới mẻ. Báo cáo cho phép những người bên ngoài dự án nghiên cứu của bạn biết về những việc bạn đang làm. Những người đó có thể góp ý những ý tưởng và gợi ý mới — qua đó có thể giúp bạn gỡ rối và mang lại cho bạn những hướng mới để khám phá. Nó cũng giúp bạn được người khác để ý và nhắc họ về công việc nghiên cứu của bạn. Điều đó hữu ích nếu bạn không gặp họ thường xuyên. (Đối với các sinh viên PhD, báo cáo định kỳ cho những người trong hội đồng luận án có thể đem lại những lợi ích lớn.)

Viết báo cáo giúp lý giải (chủ yếu cho bạn, nhưng cũng cho người khác nữa) về cách bạn đã sử dụng thời gian — thậm chí nếu không có nhiều tiến triển như bạn mong muốn, bạn có thể thấy rằng bạn đã làm việc chăm chỉ, và thấy được cách làm thế nào để tăng năng suất và hiệu quả công việc trong tương lai.

Advertisements

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

%d bloggers like this: