Thay đổi cách làm slides/báo cáo

Mình làm slide/hoặc viết báo cáo rất chậm chủ yếu vì tính cầu toàn của bản thân. Đặc biệt là các công đoạn sau rất tốn thời gian

• Suy nghĩ xem nên chọn lựa thông tin/ý tưởng nào để đưa vào slides/reports.
• Tập trung quá nhiều thời gian vào 1 số slides/sections ngay từ đầu.

Cách làm trên có lẽ là kiểu làm tối ưu quá sớm (premature optimization – theo Donald Knuth thì “premature optimization is the root of all evil (or at least most of it) in programming.” https://en.wikiquote.org/wiki/Donald_Knuth).

Làm kiểu này, thời gian để chúng ta có phiên bản đầu tiên sẽ rất lâu. Dù vậy, phiên bản làm ra vẫn chỉ là phiên bản đầu và phải chỉnh sửa rất nhiều.

Vì mãi không có phiên bản đầu tiên hoặc mãi chưa xong 1 phần của báo cáo thậm chí là 1 slide, nên ở một số thời điểm, mình không có cảm giác công việc đang tiến triển, hay “hoàn thành xong công việc”. Cảm giác này rất quan trọng vì nó tạo hứng khởi với công việc đang làm. Khi không có cảm giác công việc đang có tiến triển, làm việc sẽ rất nhanh chán.

Sau khi nhận ra vấn đề, có lẽ từ bây giờ mình sẽ thay đổi cách tiếp cận khi làm slides/reports:

1. Khi làm phiên bản đầu tiên, đưa hết các thông tin/ý tưởng mà mình nghĩ ra được vào; ở bước này, chưa cần nghĩ quá nhiều về việc chọn thông tin/ý tưởng. Cách làm này giống như cách chúng ta hay làm khi “brainstorming” (https://en.wikipedia.org/wiki/Brainstorming).
2. Cố gắng hoàn thành xong phiên bản đầu tiên càng sớm càng tốt.
3. Sau khi có phiên bản đầu tiên, nghỉ ngơi một chút để đầu óc được làm mới; sau đó vào lại bàn làm việc để lựa chọn thông tin nào nên được giữ lại, thông tin nào nên bỏ dựa trên 1 số tiêu chí như: thời gian trình bày, mục đích trình bày, độ liên quan của thông tin tới mục đích của báo cáo, sự thống nhất về mặt chủ đề của các thông tin, etc. Theo mình khi chọn lựa thông tin, nhất định không được bỏ các slides nói về: a) Động lực để đưa ra ý tưởng (Motivation); b) Ý tưởng chính (Main ideas); c) Các ví dụ minh hoạ cho ý tưởng (Examples);
4. Sửa lại nội dung slides/reports cho hay sau khi đã hoàn thành bước 3. Bước này có thể coi là bước tối ưu slides/reports.

Với cách tiếp cận này, hy vọng là sẽ tăng được tốc độ hoàn thành báo cáo.