10 bài học quản lý thời gian

Đây là phần tóm tắt nội dung chính trong cuốn sách “The Skinny on Time Management: How to Maximize Your 24-Hour Gift” của tác giả Jim Randel.

1. Tự nhận thức là điều không thể thiếu (sine qua non)
– Tự nhận thức tức là nhận ra mình đang sử dụng thời gian như thế nào, từ đó tìm ra nguyên nhân tại sao mình sử dụng thời gian chưa hiệu quả mà có biện pháp khắc phục. Bạn có thể thử ghi chép quá trình mình sử dụng thời gian như thế nào trong 1 tuần hoặc nhiều hơn. Trong mỗi ngày chúng ta có thể chia bản nhật ký theo dõi thời gian thành các mục: ăn, ngủ, làm việc, đọc, xem tivi,… 

2. Thiết lập mục tiêu là bước đầu tiên
– Nếu không có mục tiêu, chúng ta sẽ chẳng khác gì con chim bay một cách vô ý thức và sẽ không biết dồn sức cho cái gì quan trọng hơn.
– Lời khuyên cho việc đặt mục tiêu là: S.M.A.R.T
S là specific tức là mục tiêu phải rất cụ thể. Mục tiêu thi đỗ N2 trong năm nay là rất cụ thể, còn mục tiêu “trở thành người có ích cho xã hội” là quá chung chung.
M là viết tắt của Measurable tức là mục tiêu nên đo được. Chẳng hạn mục tiêu giảm 3kg trong 2 tháng là đo được.
A là viết tắt của attainable tức là có thể đạt được, khả thi
R là viết tắt của relevance tức là mục tiêu phải có ý nghĩa đối với bản thân mình
T là Time tức là phải quy định thời gian để đạt được mục tiêu của mình.

3. Lựa chọn là một công việc khó khăn
– Quản lý thời gian, nói cho cùng là việc lựa chọn việc nào để làm trong thời gian nhất định. Lựa chọn để làm những việc giúp bạn gần với mục tiêu hơn đòi hỏi chúng ta phải thắng được những cám dỗ từ những công việc khác, mà thông thường việc lựa chọn là rất khó khăn. Chúng ta có xu hướng khắt khe với người khác và dễ dãi với bản thân mình.

4. Bạn có thể tạo ra thời gian
– Sử dụng thời gian một cách productive. Làm các việc quan trọng khi cơ thể bạn khoẻ mạnh, nhiều năng lượng nhất.

5. Sự trì hoãn là kẻ thù

– Sự trì hoãn là trở lực lớn ngăn chúng ta bắt đầu công việc. Bạn có thể tham khảo bài viết: http://www.stevepavlina.com/articles/overcoming-procrastination.htm hoặc: http://www.mindtools.com/pages/article/newHTE_96.htm

6. Tâm như thuỷ (a mind like water)
– Không bị phân tán bởi các ý nghĩ khác, dồn toàn tâm cho công việc chính.

7. Lên kế hoạch và chuẩn bị

– Không nên đợi đến gần hạn cuối mới bắt đầu công việc. Bắt tay vào làm càng sớm càng tốt.

8. Ưu tiên việc quan trọng hơn

– Ghi nhớ nguyên tắc 80/20: Chỉ 20% những việc bạn làm đem lại 80% giá trị bạn mong muốn. Vì thế hãy cân nhắc xem đâu là những việc đem lại cho bạn nhiều giá trị nhất, giúp bạn đến gần mục tiêu đặt ra nhất, và ưu tiên làm những việc đó trước.

9. Tập trung (single-minded focus)
– Một lời khuyên là “Dont do multi-tasking”. Làm nhiều việc cùng một lúc thoạt nghe thì tốt nhưng thực ra là một tác nhân làm giảm hiệu suất công việc. Hãy giải quyết từng việc một.

– Một ngoại lệ là bạn có thể tận dụng thời gian chờ đợi một tác vụ hoàn thành để làm các việc có thể giải quyết nhanh chóng (bit task).

10. Chọn lựa phương pháp quản lý thời gian thích hợp nhất với bản thân

– Tìm ra một phương pháp quản lý thời gian hiệu quả cho bản thân và làm theo một cách nhất quán.

Advertisements

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

%d bloggers like this: